Czynności notarialne

Podstawowe obowiązki notariuszy

Notariusz jest powołany do dokonywania czynności notarialnych, którym strony powinny lub pragną nadać formę notarialną. Czynności notarialne, dokonywane przez notariusza zgodnie z prawem, mają charakter dokumentu urzędowego.

Do czynności notarialnych, zgodnie z art. 79 ustawy Prawo o notariacie, zalicza się:

sporządzanie aktów notarialnych
sporządzanie aktów poświadczenia dziedziczenia
sporządzanie poświadczeń
doręczanie oświadczeń
spisywanie protokołów
sporządzanie protestów weksli i czeków
przyjmowanie na przechowanie dokumentów, pieniędzy i papierów wartościowych
sporządzanie wypisów, odpisów i wyciągów dokumentów
sporządzanie, na żądanie stron, projektów aktów, oświadczeń i innych dokumentów
sporządzanie innych czynności wynikających z odrębnych przepisów

Przy dokonywaniu czynności notariusz powinien czuwać nad należytym zabezpieczeniem praw i interesów stron oraz innych osób, dla których czynność notarialna może spowodować skutki prawne. Notariusz jest zobowiązany udzielać stronom wyjaśnień dotyczących dokonywanych czynności. Akty i dokumenty powinny być sporządzane w sposób zrozumiały i przejrzysty.

Za dokonanie określonych czynności notariusze pobierają taksę notarialną, której maksymalne stawki określa Rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z 28 czerwca 2004 roku (Dz.U.2013.237 j.t.). Taksa notarialna to jedyne wynagrodzenie notariusza, stanowiące przychód kancelarii.

Notariusze pobierają również, a następnie odprowadzają na rzecz Skarbu Państwa i samorządów:

podatek od czynności cywilnoprawnych
podatek od darowizny oraz na rachunki właściwych sądów rejonowych:
opłatę sądową od wniosków o wpisy w księgach wieczystych zawartych w aktach notarialnych.

Za dokonywanie tych czynności notariusze nie pobierają jakiegokolwiek wynagrodzenia.

Ponadto notariusze obliczają, pobierają i wpłacają na rachunki właściwych urzędów skarbowych podatek od towarów i usług (VAT) od pobranego wynagrodzenia – taksy notarialnej.

Odpowiedzialność notariuszy

Odpowiedzialność notariusza za dokonywane czynności notarialne

Dokonane przez notariusza czynności notarialne, jako dokumenty urzędowe, wywołują określone skutki prawne dla podmiotów tej czynności i osób trzecich. Notariusz stoi więc na straży legalności i bezpieczeństwa obrotu prawnego i jego zgodności z prawem, a za prawidłowość i staranność wykonywania swoich działań ponosi odpowiedzialność cywilną, karną i dyscyplinarną.

Odpowiedzialność karna

Notariusz, posiadający w świetle ustawy Prawo o notariacie status funkcjonariusza publicznego, podlega odpowiedzialności karnej przewidzianej w kodeksie karnym dla takich funkcjonariuszy.

Zgodnie z art. 231 §1 kodeksu karnego funkcjonariusz publiczny, który przekraczając swoje uprawnienia lub nie dopełniając obowiązków działa na szkodę interesu publicznego lub prywatnego podlega karze pozbawienia wolności do lat 3. § 2 tego artykułu zaostrza karę (od roku do 10 lat)w sytuacji, gdy czyn ten dokonany został w celu osiągnięcia korzyści majątkowej lub osobistej. Natomiast w razie popełnienia powyższego czynu nieumyślnie (wskutek lekkomyślności lub niedbalstwa), sprawca podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2, jeżeli wyrządzona szkoda jest istotna.

Notariusz ponosi odpowiedzialność karną z tytułu naruszenia tajemnicy okoliczności sprawy. Zgodniez art. 266 kodeksu karnego osoba, która ujawnia lub wykorzystuje informację, z którą zapoznała się w związku z pełnioną funkcją, wykonywaną pracą, działalnością publiczną, społeczną, gospodarczą lub naukową podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.

Odpowiedzialność cywilna

Zgodnie z art. 49 Prawa o notariacie, notariusz ponosi odpowiedzialność za szkodę wyrządzoną przy wykonywaniu czynności notarialnych na zasadach określonych w kodeksie cywilnym. Notariusz jest zobowiązany do zachowania szczególnej staranności przy dokonywaniu czynności. Staranność ta powinna przejawiać się w fachowości i uzasadnionej dociekliwości notariusza, koniecznej dla prawidłowego dokonania czynności notarialnej. Zgodnie z art. 472 kodeksu cywilnego dłużnik (w tym wypadku notariusz, który wyrządził szkodę) odpowiedzialny jest za niezachowanie należytej staranności, chyba, że przepis szczególny lub umowa stanowi inaczej.

Art. 19a. Prawa o notariacie nakłada na notariusza obowiązek ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej. Wynika z tego, że notariusz gwarantuje swoim majątkiem i ubezpieczeniem naprawienie szkody wyrządzonej przez błędną czynność.

Notariusz może zwolnić się z odpowiedzialności wykazując, że niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązania jest skutkiem okoliczności, za które nie ponosi odpowiedzialności ani on sam, ani jego pracownicy. W braku przepisu ograniczającego odpowiedzialność notariusza za szkodę uznać należy, że odpowiada on zarówno za straty, które poszkodowany poniósł, jak i za spodziewane korzyści, które mógłby osiągnąć, gdyby mu szkody nie wyrządzono, oczywiście przy uwzględnieniu normalnych następstw działania lub zaniechania notariusza, oraz przyczynienia się poszkodowanego do powstania lub rozmiarów szkody.

Odpowiedzialność dyscyplinarna

Odpowiedzialność dyscyplinarna ma charakter odpowiedzialności wewnątrz korporacji zawodowej i nie wyłącza innych rodzajów odpowiedzialności. Notariusz odpowiada dyscyplinarnie za:

przewinienia zawodowe – są nimi naruszenia obowiązków notariuszy (np. niezachowanie tajemnicy, podjęcie zajęcia lub zatrudnienia bez zgody rady izby notarialnej, nie uczestniczenie w walnym zgromadzeniu, nie odprowadzanie składki na samorząd);
uchybienia powadze lub godności zawodu – przyczyny odpowiedzialności należące do tej grupy są trudne do jednoznacznej oceny, gdyż mają często charakter bardzo subiektywny i mogą być różnie interpretowane w zależności od poglądów i charakteru osoby oceniającej. Zdarzają się tu często sytuacje z pogranicza uchybienia, które zawsze muszą być przedmiotem szczegółowej analizy. Za sytuacje jednoznaczne uznać należy np. reklamę usług notariusza w mediach, publiczne nadużywanie alkoholu czy też kontakty towarzyskie ze światem przestępczym;
niespełnienie obowiązku zawarcia umowy ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone przy wykonywaniu czynności, o których mowa w art. 1 § 1.

Zgodnie z art. 51 Prawa o notariacie karami dyscyplinarnymi są:

upomnienie – najłagodniejsza kara dyscyplinarna, nie rodzi dalej idących skutków, jednakże odpis prawomocnego orzeczenia dołącza się do akt osobowych obwinionego;
nagana – jej wymierzenie pociąga za sobą zakaz udziału w organach samorządu notarialnego i w sądownictwie dyscyplinarnym przez okres 3 lat, podlega też ujawnieniu w aktach personalnych obwinionego;
kara pieniężna – do wysokości pięciokrotnego przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw, nie niższa od połowy tego wynagrodzenia, wpływa na rzecz Skarbu Państwa, jej orzeczenie rodzi analogiczne skutki jak nagana;
pozbawienie prawa prowadzenia kancelarii – najbardziej dolegliwa spośród kar dyscyplinarnych. Prawo o notariacie nie stanowi wprost, czy kara ta ma jedynie charakter czasowy, czy też może być orzeczona dożywotnio. Biorąc jednak pod uwagę brzmienie art. 65 § 3 ustawy uznać należy, że ma ona charakter czasowy i orzeczenie o zastosowaniu tej kary winno określać czas jej trwania. Poważne naruszenie obowiązków notariusza, mające charakter przestępczy, rodzi odpowiedzialność karną, która może skutkować orzeczeniem środka karnego przewidzianego w art. 41 kodeksu karnego – zakazem wykonywania zawodu. Orzeczenie kary pozbawienia prawa prowadzenia kancelarii jest podstawą odwołania notariusza przez Ministra Sprawiedliwości (art. 16 § 1 pkt 4 Prawa o notariacie).