Warto wiedzieć

NOTARIUSZ – ROLA, OBOWIĄZKI I CZYNNOŚCI

Kim jest notariusz?

Notariusz to osoba zaufania publicznego, powołana do dokonywania czynności notarialnych, którym strony są obowiązane lub pragną nadać formę urzędową. Działa na podstawie przepisów prawa, w tym ustawy Prawo o notariacie oraz korzysta z ochrony przysługującej funkcjonariuszom publicznym. Sporządzane przez notariusza akty notarialne mają moc dokumentu urzędowego i stanowią istotne zabezpieczenie prawne, ograniczając ryzyko sporów sądowych.

Niezależność i obowiązki notariusza

Notariusz nie reprezentuje wyłącznie jednej strony – jego zadaniem jest zachowanie równowagi interesów wszystkich stron danej czynności notarialnej. Powinien dbać o to, aby każda czynność była przeprowadzona zgodnie z obowiązującym prawem, a jej skutki były w pełni zrozumiałe dla stron. Ponadto, jeśli notariusz poweźmie wątpliwość co do zdolności strony do swobodnego podjęcia decyzji i wyrażenia woli, jest zobowiązany odmówić dokonania czynności.

Zakres czynności notarialnych

Na podstawie ustawy Prawo o notariacie notariusz może dokonywać szeregu czynności prawnych, w tym:

Sporządzanie aktów notarialnych, w tym tytułów egzekucyjnych i protokołów dziedziczenia,
Sporządzanie aktów poświadczenia dziedziczenia i podejmowanie czynności dotyczących europejskiego poświadczenia spadkowego,
Obsługa czynności związanych z zarządem sukcesyjnym przedsiębiorstw osób fizycznych,
Poświadczanie dokumentów i podpisów,
Sporządzanie protokołów dotyczących zgromadzeń spółek i innych podmiotów,
Przyjmowanie depozytów – pieniędzy, papierów wartościowych, dokumentów oraz danych na informatycznych nośnikach,
Sporządzanie protestów weksli i czeków,
Sporządzanie odpisów, wypisów i wyciągów aktów notarialnych,
Opracowywanie projektów aktów, oświadczeń i innych dokumentów na żądanie stron,
Składanie wniosków o wpisy w księdze wieczystej wraz z dokumentacją,
Sporządzanie testamentów notarialnych oraz innych czynności wynikających z przepisów szczególnych.

Odmowa dokonania czynności notarialnej

Notariusz ma obowiązek odmówić dokonania czynności notarialnej w przypadku, gdy jest ona sprzeczna z obowiązującym prawem lub gdy istnieją wątpliwości dotyczące zdolności prawnej strony do jej dokonania.

Opłaty notarialne

Notariusze pełnią również funkcję płatników podatków i opłat. W związku z dokonywanymi czynnościami:

Pobierają i odprowadzają podatek od spadków i darowizn oraz podatek od czynności cywilnoprawnych,
Płacą VAT od wynagrodzenia (taksy notarialnej),
Pobierają i przekazują opłaty sądowe od wniosków do ksiąg wieczystych,
Składają właściwe deklaracje podatkowe zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Maksymalne stawki wynagrodzenia notariuszy określa Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 28 czerwca 2004 r. Taksa notarialna to jedyne wynagrodzenie notariusza, stanowiące przychód kancelarii notarialnej.

Działalność notarialna jest kluczowym elementem bezpieczeństwa prawnego i przejrzystości obrotu gospodarczego oraz cywilnoprawnego. Dzięki niej obywatele i przedsiębiorcy mogą mieć pewność co do skuteczności i ważności dokonywanych czynności prawnych.

REJESTRY NOTARIALNE — NOWOCZESNY, NOTARIALNY SYSTEM TELEINFORMATYCZNY

Czym są Rejestry Notarialne?

Rejestry Notarialne to zaawansowany system teleinformatyczny prowadzony przez Krajową Radę Notarialną, który obejmuje zarówno rejestry publiczne, jak i rejestry samorządowe. Składają się na niego: Rejestr Spadkowy, Notarialny Rejestr testamentów (NORT), CREWAN, Rejestr Zarządców Sukcesyjnych, Rejestr Użytkowników oraz Notarialne Rejestry Statystyczne. System ten został stworzony w celu usprawnienia obiegu dokumentów oraz zapewnienia szybkiego dostępu do kluczowych informacji prawnych.

Integracja z instytucjami prawnymi

System Rejestry Notarialne umożliwia efektywną wymianę danych pomiędzy notariatem a instytucjami zewnętrznymi, takimi jak:

Sądy wieczystoksięgowe – w zakresie wpisów do ksiąg wieczystych,
Wydziały cywilne sądów rejonowych i okręgowych – dotyczące postępowań cywilnych,
Krajowy Rejestr Sądowy (KRS) – umożliwiający weryfikację podmiotów gospodarczych,
Ministerstwo Sprawiedliwości – wspierające nadzór nad czynnościami notarialnymi,
Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej (CEIDG) – zapewniająca dostęp do danych przedsiębiorców,
Europejska Sieć Rejestrów Testamentów (ENRW) – ułatwiająca poszukiwanie testamentów w systemie europejskim,
Rada Notariatów Unii Europejskiej (CNUE) – umożliwiająca międzynarodową współpracę w zakresie notariatu.

Znaczenie systemu Rejestrów Notarialnych

Dzięki temu rozwiązaniu obywatele, przedsiębiorcy oraz instytucje publiczne mogą szybciej i sprawniej uzyskiwać dostęp do kluczowych informacji prawnych, co przyczynia się do zwiększenia bezpieczeństwa obrotu prawnego oraz efektywności systemu notarialnego.

System Rejestry Notarialne stanowi istotne wsparcie dla notariuszy, sądów, przedsiębiorców oraz wszystkich osób korzystających z usług notarialnych w Warszawie i całej Polsce.

REJESTR SPADKOWY — INFORMACJE I PROCEDURA DOSTĘPU

Czym jest Rejestr Spadkowy?

Rejestr Spadkowy to publiczny system informatyczny prowadzony przez Krajową Radę Notarialną, który zawiera informacje o dokumentach potwierdzających prawa do spadku. System ten powstał w 2009 roku jako Rejestr Aktów Poświadczenia Dziedziczenia, a od 8 września 2016 r. funkcjonuje w obecnej formie.

W Rejestrze Spadkowym gromadzone są informacje o:

Aktach poświadczenia dziedziczenia (APD) sporządzanych przez notariuszy (od 1 marca 2009 r.),
Postanowieniach o stwierdzeniu nabycia spadku wydawanych przez sądy (od 8 września 2016 r.),
Europejskich poświadczeniach spadkowych (EPS) sporządzanych zarówno przez sądy, jak i przez notariuszy (od 8 września 2016 r.).

Jakie informacje zawiera Rejestr Spadkowy?

Rejestr Spadkowy nie przechowuje pełnych treści dokumentów stwierdzających prawa do spadku, lecz jedynie informacje o ich istnieniu oraz miejscu przechowywania. Dzięki temu każda zainteresowana osoba może szybko ustalić, czy po danym spadkodawcy przeprowadzono postępowanie spadkowe i gdzie można uzyskać stosowny dokument.

Jak uzyskać informacje z Rejestru Spadkowego?

Dostęp do informacji w Rejestrze Spadkowym jest bezpłatny. Wystarczy wypełnić elektroniczny formularz, podając numer PESEL spadkodawcy lub inne dane identyfikacyjne. System automatycznie generuje informację o ewentualnym istnieniu dokumentu oraz miejscu jego przechowywania.

Kto może otrzymać wypis dokumentu spadkowego?

Wypis aktu poświadczenia dziedziczenia lub odpis postanowienia sądu mogą uzyskać:

strony postępowania lub aktu,
osoby, dla których w akcie zastrzeżono prawo do otrzymania wypisu,
następcy prawni stron,
osoby wykazujące interes prawny.

Cel funkcjonowania Rejestru Spadkowego

Rejestr Spadkowy został stworzony w celu:

zapobiegania podwójnemu stwierdzaniu nabycia spadku po tej samej osobie,
ułatwienia odnalezienia dokumentów potwierdzających prawa spadkowe,
usprawnienia działalności notarialnej i sądowej w sprawach spadkowych.

Kto dokonuje wpisów do Rejestru Spadkowego?

Wpisów dokonują notariusze oraz sądy, obejmując nimi akty poświadczenia dziedziczenia, postanowienia o stwierdzeniu nabycia spadku oraz europejskie poświadczenia spadkowe.

Kiedy notariusz może odmówić sporządzenia aktu poświadczenia dziedziczenia?

Notariusz odmówi sporządzenia aktu poświadczenia dziedziczenia, jeśli:

po tym samym spadkodawcy istnieje już wcześniejszy akt poświadczenia dziedziczenia lub postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku,
w toku sporządzania protokołu dziedziczenia okaże się, że nie wszystkie osoby uprawnione do dziedziczenia brały w nim udział,
istnieją nieotwarte lub nieogłoszone testamenty, które mogą mieć wpływ na dziedziczenie,
w sprawie brak jest jurysdykcji krajowej.

Podstawa prawna

Kodeks postępowania cywilnego, Rozdział 3a ustawy – Prawo o notariacie.

NOTARIALNY REJESTR TESTAMENTÓW (NORT) — BEZPIECZNE PRZECHOWYWANIE I SZYBKI DOSTĘP

Czym jest Notarialny Rejestr Testamentów?

Notarialny Rejestr Testamentów (NORT) to system funkcjonujący od 5 października 2011 r., który umożliwia rejestrację testamentów w sposób zapewniający ich odnalezienie po śmierci testatora.

Dostęp do rejestru mają wyłącznie notariusze, którzy mogą dokonywać wpisów oraz udzielać informacji o zarejestrowanych testamentach wyłącznie po przedstawieniu aktu zgonu testatora. Dzięki temu system zapewnia ochronę tajemnicy testamentowej do momentu otwarcia spadku.

Dobrowolna rejestracja testamentu

Rejestracja testamentu w NORT nie jest obowiązkowa – decyzja o jej dokonaniu należy do testatora. Wpis może być dokonany:

bezpośrednio w testamencie notarialnym,
w protokole przyjęcia testamentu własnoręcznego na przechowanie,
w oddzielnym protokole, jeśli rejestrowany jest testament notarialny sporządzony wcześniej, ale dotychczas niezarejestrowany.

Testator ma również prawo usunąć wcześniejszy testament z rejestru i zarejestrować nowy, jeśli zmieni swoją wolę.

Korzyści wynikające z rejestracji testamentu

Zarejestrowanie testamentu w NORT:

eliminuje ryzyko zaginięcia testamentu lub jego późnego ujawnienia,
ułatwia odnalezienie wszystkich testamentów testatora w jednym miejscu, bez konieczności długotrwałych poszukiwań,

zapewnia bezpieczeństwo prawne, gwarantując, że dokument zostanie odnaleziony i uwzględniony przy ustalaniu dziedziczenia.

Jakie informacje zawiera Notarialny Rejestr Testamentów?

Rejestr nie przechowuje treści testamentu ani danych spadkobierców. Zawiera jedynie informację o fakcie sporządzenia testamentu oraz wskazuje kancelarię notarialną, w której można uzyskać wypis dokumentu. Dostęp do treści testamentu możliwy jest wyłącznie dla osób wykazujących interes prawny zgodnie z zasadami prawa spadkowego.

Współpraca międzynarodowa

Notarialny Rejestr Testamentów w Polsce jest częścią europejskiej sieci wymiany informacji o testamentach – Stowarzyszenia Sieci Rejestrów Testamentów (ARERT). Oznacza to, że zapytania dotyczące testamentów mogą być kierowane również za pośrednictwem notariuszy w innych krajach członkowskich tej organizacji.

Podstawa prawna

Uchwała Krajowej Rady Notarialnej nr VII/46/2011 z dnia 4 czerwca 2011 r. w sprawie utworzenia rejestru testamentów i zasad jego funkcjonowania.

Jak uzyskać informację o testamencie?

Aby sprawdzić, czy dany testament został zarejestrowany, należy zgłosić się do dowolnej kancelarii notarialnej, przedstawiając akt zgonu testatora. Notariusz udzieli informacji o istnieniu testamentu oraz wskaże kancelarię, w której można uzyskać jego wypis.

Rejestracja testamentu w NORT to skuteczny sposób na zabezpieczenie ostatniej woli testatora oraz zapewnienie jej realizacji zgodnie z prawem.

CENTRALNE REPOZYTORIUM ELEKTRONICZNYCH WYPISÓW AKTÓW NOTARIALNYCH (CREWAN)

Czym jest CREWAN?

Centralne Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych (CREWAN) to nowoczesny system teleinformatyczny prowadzony przez Krajową Radę Notarialną, który działa od 9 kwietnia 2018 r. Repozytorium umożliwia przechowywanie i udostępnianie elektronicznych wypisów aktów notarialnych, które zawierają dane stanowiące podstawę wpisu do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) lub podlegają złożeniu do akt rejestrowych podmiotu wpisanego do tego rejestru. Obecnie umieszczone w CREWAN elektroniczne wypisy są dostępne dla sądów rejestrowych.

Jak działa system CREWAN?

Po sporządzeniu aktu notarialnego, który podlega zgłoszeniu do rejestru przedsiębiorców KRS, notariusz niezwłocznie umieszcza jego elektroniczny wypis w repozytorium.

W momencie rejestracji generowane jest zawiadomienie zawierające:

numer, pod którym dokument został zarejestrowany,
datę i godzinę dokonania rejestracji.

Jeden egzemplarz zawiadomienia notariusz przekazuje stronie czynności notarialnej, a drugi przechowuje przy oryginale aktu notarialnego.

Rozszerzenie funkcjonalności CREWAN

Od 1 marca 2023 r. system CREWAN został rozszerzony o możliwość udostępniania dokumentów Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej (KAS), obejmujących:

Elektroniczne wypisy aktów notarialnych dotyczące:

czynności cywilnoprawnych objętych ustawą o podatku od czynności cywilnoprawnych,
czynności prawnych związanych z ustawą o podatku od spadków i darowizn,
oświadczeń dotyczących podatku od towarów i usług (VAT),
innych zdarzeń mogących spowodować powstanie zobowiązania podatkowego.

Elektroniczne wypisy zarejestrowanych aktów poświadczenia dziedziczenia.
Elektroniczne wypisy zarejestrowanych europejskich poświadczeń spadkowych.

Podstawa prawna

Art. 92a ustawy – Prawo o notariacie,
Ustawa z dn. 26 stycznia 2018 r. o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw,
Uchwała Nr X/11/2018 Krajowej Rady Notarialnej z dn. 07 maja 2018 r. w sprawie utworzenia i funkcjonowania CREWAN,
Art. 84a Ordynacji podatkowej.

Korzyści wynikające z systemu CREWAN

Bezpieczeństwo i trwałość – elektroniczne przechowywanie dokumentów zapewnia ich ochronę przed zagubieniem czy zniszczeniem,
Szybki dostęp – instytucje uprawnione mogą natychmiast uzyskać dostęp do aktów notarialnych,
Automatyzacja procesu – usprawnienie komunikacji między notariuszami a sądami rejestrowymi oraz organami skarbowymi,
Oszczędność czasu – eliminacja konieczności fizycznego składania dokumentów do KRS i urzędów skarbowych.

System CREWAN znacząco usprawnia proces rejestracji i obiegu aktów notarialnych, zwiększając efektywność działania notariatu oraz administracji publicznej.

REJESTR ZARZĄDCÓW SUKCESYJNYCH — KLUCZOWE INFORMACJE

Czym jest Rejestr Zarządców Sukcesyjnych?

Rejestr Zarządców Sukcesyjnych to system teleinformatyczny funkcjonujący od 25 listopada 2018 r., stworzony w oparciu o ustawę z 5 lipca 2018 r. o zarządzie sukcesyjnym przedsiębiorstwem osoby fizycznej. Jego celem jest zapewnienie ciągłości działalności gospodarczej po śmierci przedsiębiorcy oraz umożliwienie sprawnego zarządzania firmą do czasu formalnego przejęcia przedsiębiorstwa przez spadkobierców.

Jakie czynności notarialne są związane z zarządem sukcesyjnym?

Na podstawie przepisów ustawy notariusze mogą dokonywać następujących czynności:

sporządzanie aktów powołania i odwołania zarządcy sukcesyjnego,
odmowa sporządzenia aktu powołania lub odwołania zarządcy sukcesyjnego w przypadkach przewidzianych prawem,
sporządzanie protokołu oświadczenia rezygnacji zarządcy sukcesyjnego z pełnienia funkcji.

Jak działa Rejestr Zarządców Sukcesyjnych?

System ten stanowi platformę wymiany danych pomiędzy Centralną Ewidencją i Informacją o Działalności Gospodarczej (CEIDG) a notariuszami. Po dokonaniu czynności notarialnej związanej z zarządem sukcesyjnym, notariusz niezwłocznie zgłasza ją do CEIDG za pośrednictwem Rejestru Zarządców Sukcesyjnych. Dzięki temu wpisy są realizowane w sposób szybki i bezpieczny, zapewniając przedsiębiorcom płynne funkcjonowanie działalności gospodarczej nawet w sytuacjach losowych.

Podstawa prawna

Rejestr Zarządców Sukcesyjnych działa w oparciu o następujące przepisy:

Ustawa z dnia 6 marca 2018 r. o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy (Dz. U. z 2018 r., poz. 647, ze zm.),
Ustawa z dnia 5 lipca 2018 r. o zarządzie sukcesyjnym przedsiębiorstwem osoby fizycznej (Dz. U. z 2018 r., poz. 1629, ze zm.),
Rozdział 3c ustawy – Prawo o notariacie,
Uchwała Nr X/45/2018 Krajowej Rady Notarialnej z dnia 26 listopada 2018 r. w sprawie utworzenia i zasad funkcjonowania systemu teleinformatycznego zintegrowanego z CEIDG.

Dlaczego warto korzystać z Rejestru Zarządców Sukcesyjnych?

Zapewnia ciągłość działalności gospodarczej po śmierci przedsiębiorcy,
Umożliwia szybkie powołanie zarządcy sukcesyjnego, zapewniając stabilność firmy,
Zapobiega przestojom w działalności wynikającym z konieczności przeprowadzenia postępowania spadkowego,
Gwarantuje bezpieczeństwo prawne dla przedsiębiorców i ich następców.

Rejestr Zarządców Sukcesyjnych to kluczowe narzędzie ułatwiające zarządzanie działalnością gospodarczą w sytuacjach wymagających przejęcia obowiązków po zmarłym przedsiębiorcy. W celu dokonania wpisu lub uzyskania szczegółowych informacji warto skonsultować się z notariuszem.

REJESTR UŻYTKOWNIKÓW — WERYFIKACJA UPRAWNIEŃ I OBIEG INFORMACJI

NOTARIALNE REJESTRY STATYSTYCZNE — GROMADZENIE I WYMIANA DANYCH

Czym jest Rejestr Użytkowników?

Rejestr Użytkowników to system umożliwiający weryfikację uprawnień członków samorządu notarialnego oraz upoważnionych przedstawicieli sądów powszechnych, którzy na mocy przepisów prawa mają dostęp do rejestrów notarialnych. System ten odgrywa kluczową rolę w zapewnieniu bezpieczeństwa oraz prawidłowego obiegu informacji w środowisku notarialnym i sądowym.

Integracja z Europejskim Spisem Notariuszy

Dane notariuszy przekazywane są przez Krajową Radę Notarialną za pośrednictwem Rejestru Użytkowników do Europejskiego Spisu Notariuszy, który służy usprawnieniu czynności związanych z obrotem transgranicznym. Spis zawiera dane kontaktowe około 40 000 notariuszy z 22 państw członkowskich Unii Europejskiej, w których funkcjonuje notariat. Informacje te obejmują:

dane kontaktowe notariuszy,
listę języków, którymi posługują się poszczególni notariusze.

Dzięki temu Europejski Spis Notariuszy stanowi cenne narzędzie dla osób poszukujących profesjonalnej obsługi notarialnej w kontekście międzynarodowym.

Podstawa prawna

Rejestr Użytkowników funkcjonuje na podstawie:

Art. 41a ustawy – Prawo o notariacie.

Rejestr Użytkowników zapewnia skuteczną kontrolę uprawnień, wspiera komunikację międzynarodową oraz ułatwia współpracę między notariuszami a instytucjami prawnymi na poziomie krajowym i europejskim.

Czym są Notarialne Rejestry Statystyczne?

Notarialne Rejestry Statystyczne to specjalistyczna platforma służąca do wymiany danych statystycznych pomiędzy notariuszami, Ministerstwem Sprawiedliwości oraz Krajową Radą Notarialną. System ten umożliwia skuteczne zbieranie, analizowanie i raportowanie informacji związanych z działalnością notarialną w Polsce.

Znaczenie Notarialnych Rejestrów Statystycznych

Dzięki temu systemowi możliwe jest:

Monitorowanie działalności notarialnej i jej wpływu na obrót prawny,
Przekazywanie rzetelnych danych do Ministerstwa Sprawiedliwości, umożliwiających analizę funkcjonowania notariatu,
Ocena efektywności pracy notariuszy na podstawie zgromadzonych informacji,
Zapewnienie przejrzystości i zgodności działalności notarialnej z obowiązującymi regulacjami.

Podstawa prawna

Notarialne Rejestry Statystyczne działają w oparciu o:

Uchwałę nr VIII/10/2014 Krajowej Rady Notarialnej z dnia 7 lutego 2014 r., dotyczącą zbierania danych przekazywanych Ministrowi Sprawiedliwości,
Ustawę z dnia 29 czerwca 1995 r. o statystyce publicznej (tekst jednolity Dz. U. z 2018 r., poz. 997, z późn. zm.).

System ten pełni kluczową rolę w zapewnieniu rzetelnej sprawozdawczości i analizy danych, co przyczynia się do skutecznego funkcjonowania notariatu w Polsce.